Datenschutzerklärung Sweap

Zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung unserer Veranstaltungen nutzen wir ein digitales Eventmanagementsystem. Hierfür setzen wir die Online-Plattform Sweap der MATE Development GmbH, Rankestraße 9, 10789 Berlin, ein.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Auftrag des Landratsamtes München. Mit der MATE Development GmbH wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

Welche Daten werden verarbeitet?

Je nach Art der Veranstaltung und den genutzten Funktionen können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

  • Stammdaten (z. B. Name, Anrede, Titel)
  • Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Unternehmensbezogene Angaben (z. B. Unternehmen, Funktion)
  • Veranstaltungsbezogene Angaben (z. B. Anmeldung, Zu- oder Absage, Ticketinformationen, Check-in, Begleitpersonen, Teilnahmehistorie)
  • Kommunikationsdaten (z. B. Einladungen, Anmeldebestätigungen oder veranstaltungsbezogene Mitteilungen)
  • Freiwillig bereitgestellte Informationen (z. B. besondere Anforderungen, Interessen, Feedback oder Freitextangaben)
  • Technische Nutzungsdaten (z. B. Zeitpunkt der Anmeldung, Logdaten oder technische Versandinformationen)

Je nach Veranstaltung können einzelne Daten freiwillig angegeben werden oder zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich sein.

Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
  • Einladung und Teilnehmermanagement
  • Registrierung und Check-in
  • Kommunikation mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern vor, während und nach der Veranstaltung
  • Durchführung von Feedback- oder Zufriedenheitsbefragungen
  • Dokumentation der Veranstaltung
  • Statistische Auswertungen und Qualitätsverbesserung unserer Veranstaltungen und Angebote

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt – abhängig vom jeweiligen Veranstaltungsformat – auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effizienten Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie der Verbesserung unserer Angebote beruht.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns für bestimmte Verarbeitungen (z. B. freiwillige Feedbackangaben oder den Erhalt weiterer Informationen) Ihre Einwilligung erteilt haben.

Empfänger der Daten

Empfänger der Daten sind die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung zuständigen Stellen innerhalb des Landratesamtes München sowie die von uns eingesetzten Dienstleister, soweit diese zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich sind.
Die MATE Development GmbH verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen.
Soweit gesetzlich erforderlich oder zulässig, können Daten außerdem an weitere Empfänger übermittelt werden.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung, zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Produktverbesserung durch Sweap

Sweap kann technische Nutzungs- und Systemdaten in pseudonymisierter Form zur Fehleranalyse, Qualitätssicherung, Systemsicherheit und Produktverbesserung verarbeiten, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist.

Weitere Informationen zum Datenschutz

Ergänzende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere zu Ihren Betroffenenrechten, den Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten, finden Sie in folgender Datenschutzerklärung https://www.landkreis-muenchen.de/weitere-informationen/datenschutzerklaerung/.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Sweap finden Sie unter:
https://sweap.io/de/datenschutz

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